Murray Campbell, Manajer Produk di AutoRek
Kekuatan setiap organisasi keuangan bergantung pada kemampuannya mengelola data secara efektif. Di sektor jasa keuangan, di mana data merasuki setiap aspek operasi bisnis, manajemen data yang efisien sangat penting untuk memaksimalkan nilai dan meminimalkan biaya operasional.
Rekonsiliasi merupakan mekanisme kontrol fundamental untuk keuangan dan akuntansi. Organisasi yang gagal memodernisasi proses rekonsiliasi berisiko membebani tim keuangan dan operasi dengan tugas manual yang rumit dan kelebihan data. Karena regulator Inggris mengadopsi pendekatan yang lebih berpusat pada data, manajemen data yang efektif menjadi penting untuk kepatuhan. Bagi banyak firma, rekonsiliasi uang klien internal (ICMR) merupakan salah satu elemen CASS 7 yang paling rumit dan sering kali menjadi sumber pelanggaran dan masalah audit.
Menavigasi CASS 7 dan ICMR
Aturan CASS 7 dari Otoritas Perilaku Keuangan (FCA) berlaku untuk bisnis investasi, yang melibatkan manajer aset, manajer kekayaan, pialang saham, dan platform investasi. Aturan ini mengatur penanganan uang klien – dana yang dipegang oleh perusahaan investasi sehubungan dengan aktivitas investasi yang diatur. CASS 7 memberlakukan persyaratan ketat yang harus dipatuhi oleh perusahaan, untuk memastikan bahwa uang klien dikelola dengan aman dan sesuai dengan peraturan.
Namun, kepatuhan terhadap CASS 7 secara luas diakui sebagai aspek yang mahal dalam menjalankan bisnis dan aspek yang memerlukan pengawasan regulasi yang material; misalnya, firma harus menyelesaikan Client Money and Assets Return (CMAR) ke FCA setiap bulan dan menjalani audit eksternal tahunan. Salah satu aspek kepatuhan CASS 7 yang sering diabaikan adalah rekonsiliasi. Firma harus melakukan ICMR setiap hari, mengikuti metode yang ditetapkan FCA dan hanya menggunakan sumber data yang benar. Bisnis harus dapat membedakan antara uang yang disimpan untuk setiap klien dan dapat membedakan uang klien dari uangnya sendiri. Namun, karena sifat manual dari banyak rekonsiliasi, firma sering kali tidak memiliki waktu atau sumber daya untuk menyelidiki akar penyebab dari perbedaan yang berulang.
Tantangan utama dalam manajemen data
Perhitungan yang diperlukan untuk ICMR melibatkan sejumlah besar data internal. Pengelolaan data keuangan menjadi rumit karena beragamnya sumber dan format data, termasuk transaksi, pembaruan pasar, laporan regulasi, dan informasi klien. Mengintegrasikan aliran data yang berbeda-beda ini ke dalam sistem yang kohesif merupakan tantangan yang signifikan, dan tanpa pendekatan yang terpadu, organisasi berisiko menghadapi informasi yang terfragmentasi dan tidak konsisten.
Selain mencapai hasil ICMR yang benar, auditor tertarik pada bagaimana perusahaan memperoleh angka-angka ini. Hal ini tidak hanya memerlukan perhitungan yang tepat tetapi juga proses yang transparan. Transparansi data sangat penting, terutama saat menunjukkan kekokohan proses rekonsiliasi selama audit. Namun, mempertahankan transparansi tersebut merupakan tantangan saat menangani data yang terisolasi di berbagai sistem, yang dapat menyebabkan perbedaan dan merusak pengambilan keputusan serta efektivitas operasional.
Akses ke data terperinci dan andal serta kemampuan untuk mengulang proses secara akurat sangat penting untuk menjaga konsistensi. Sistem fleksibel yang mengintegrasikan sumber data dan standar baru secara mulus diperlukan untuk beradaptasi dengan perubahan regulasi.
Namun, lebih dari sembilan dari 10 manajer aset mengakui ketergantungan yang signifikan pada proses manual untuk prosedur rekonsiliasi, meskipun persyaratan regulasi semakin rumit. Secara historis, alat seperti Excel sudah cukup untuk rekonsiliasi, tetapi lanskap regulasi yang terus berkembang kini menuntut solusi yang lebih canggih.
Penting juga untuk diingat bahwa spreadsheet, meskipun sudah dikenal, sering kali tidak efisien, rentan terhadap kesalahan manusia, dan tidak memiliki jejak audit yang kuat yang diperlukan untuk kepatuhan. Ketergantungan pada metode yang sudah ketinggalan zaman tersebut mempersulit upaya kepatuhan, karena persyaratan manajemen data CASS 7 jauh melampaui kemampuan proses manual.
Namun, mengatasi tantangan ini bukan tanpa biaya. Perusahaan perlu berinvestasi besar pada sumber daya manusia, kontrol, sistem, dan proses untuk memenuhi tuntutan ketat dari peraturan seperti CASS 7. Investasi ini merupakan biaya yang diperlukan untuk menjalankan bisnis, yang diperlukan karena tuntutan yang kompleks dan beragam yang dibebankan pada lembaga keuangan.
Meningkatkan transparansi melalui sistem terpadu
Pendekatan terpadu terhadap data sangat penting untuk mengelola ICMR secara efektif. Menentukan sumber sangat penting untuk memastikan kepatuhan. Sistem data terpadu menangkap data transaksional menyeluruh dari awal hingga akhir di seluruh siklus hidup klien, termasuk catatan tingkat klien dan nilai penyesuaian uang klien. Pendekatan ini memastikan bahwa data yang digunakan dalam ICMR akurat, komprehensif, dan konsisten.
Silo data sering kali menghalangi kejelasan ini, sehingga sulit untuk mencapai pandangan yang transparan terhadap informasi keuangan. Sistem terpadu meningkatkan transparansi dengan memberikan perspektif holistik terhadap informasi keuangan, sehingga mendukung keputusan strategis dan meningkatkan kinerja secara keseluruhan dengan mengurangi inefisiensi yang terkait dengan manajemen data yang terisolasi.
Kebutuhan akan investasi teknologi
Data berkualitas tinggi sangat penting bagi manajemen keuangan yang efektif. Berinvestasi dalam teknologi yang memfasilitasi validasi data membantu menjamin keakuratan dan integritas informasi, yang mengarah pada rekonsiliasi yang lebih andal dan kepatuhan yang lebih baik terhadap persyaratan peraturan.
Mengotomatiskan proses ICMR sangat penting bagi organisasi yang ingin meningkatkan akurasi, efisiensi, dan kepatuhan. Dengan mengotomatiskan tugas-tugas berulang seperti entri data, rekonsiliasi, dan pelaporan, organisasi dapat secara signifikan mengurangi risiko kesalahan manusia, yang menghasilkan catatan keuangan yang lebih akurat dan andal. Selain itu, otomatisasi menghasilkan peningkatan efisiensi operasional, yang memungkinkan masalah diidentifikasi dan diselesaikan dengan cepat, sehingga membebaskan sumber daya untuk tugas-tugas yang lebih strategis. Proses peninjauan dan persetujuan otomatis semakin meningkatkan efisiensi, sekaligus menghasilkan informasi manajemen (MI) dan laporan dengan kecepatan dan akurasi yang lebih tinggi.
Dalam lingkungan yang serba cepat dan berbasis data saat ini, penerapan teknologi—seperti otomatisasi, integrasi data, dan peningkatan kualitas data—sangat penting untuk mengatasi tantangan dalam mengelola ICMR dan mematuhi persyaratan CASS 7. Dengan berinvestasi dalam teknologi canggih, organisasi dapat mencapai penghematan biaya dan meningkatkan kemampuan mereka untuk beradaptasi dengan lanskap keuangan yang berkembang pesat.